Escritório de Processos

Escritório de Processos é a estrutura necessária para que todas as ações em gestão de processos dentro da empresa sejam executadas de forma alinhada, otimizada e com o foco necessário.

Os esforços do Escritório de Processos do Sesc/AM estão voltados para a organização de métodos de mapeamento e melhoria de processos, melhor funcionamento entre os setores, redução de custos e geração de informações estratégicas no plano organizacional.

Para isso, tem atuado na análise, modelagem dos processos e implantação de melhorias contínuas, com foco na multidisciplinaridade e autonomia dos procedimentos executados.

Atualmente, o setor está sob a gerência da Gerência de Divisão Administrativa e tem sua operacionalidade estabelecida por meio da Portaria Nº 207/2015.

Gestão de Processos no Sesc

Em 2014, o Sesc/AM iniciou a implantação da gestão por processos e vem ampliando seus esforços na consolidação da mesma.

A gestão por processos habilita a operacionalização da missão, visão e valores por meio do alinhamento estabelecido entre a estratégia corporativa, a execução dos processos e cadeia de valor. Isto permite aos gestores e demais colaboradores, o acompanhamento de metas e diretrizes de forma clara e objetiva.

Em 2017, o Escritório desenvolveu suas atividades com foco na estruturação da arquitetura dos processos visando o alinhamento das estratégias organizacionais e sua operacionalização, através do desenvolvimento da sua Cadeia de Valor e Portfólio de Processos.

Atualmente, o Escritório de Processos atua no Projeto de Transformação dos processos priorizados.

Cadeia de Valor

A Cadeia de Valor pode ser entendida como a descrição (geralmente gráfica) dos componentes básicos da operação numa organização e dos relacionamentos entre eles, demonstrando como a organização concretiza seus objetivos e sua missão.

A representação permite ter uma visão sistêmica do negócio, desde o nível macro até a descrição detalhada das atividades, a partir da identificação dos macroprocessos finalísticos, de gestão e de suporte.

O Portfólio de Processos decompõe os macroprocessos em processos e subprocessos para melhor visualização e análise das áreas envolvidas.

Metodologia

A metodologia utilizada pelo Escritório de Processos permite estruturar a sequência de trabalhos a ser desenvolvida, visando transformação dos processos, como forma de promover a permanente busca da melhoria do desempenho organizacional.

A metodologia utilizada é baseada no CBOK (Guia para Gerenciamento de Processos de Negócios) e na formatação desenvolvida pela EloGroup.

Para o mapeamento e transformação de um processo são realizadas as seguintes etapas: Planejamento; Diagnóstico; Melhorias e Implantação.

Elementos do Fluxograma

A criação de diagramas que representam as atividades ou tarefas executadas pelo processo de negócio, bem como os controles de fluxo que definem a ordem em que as mesmas são realizadas é feita através do BPMN.

O BPMN é uma notação criada para representar processos de negócios.

Trata-se de um conjunto de símbolos padrão para o mapeamento e desenho de processos, o que facilita o entendimento do usuário.

Piscinas e raias

Funcionam como um mecanismo de organização das atividades em categorias visualmente separadas. Dentro de cada piscina é representado um único processo, cortado horizontalmente por diversas raias que representam as áreas (atores) que atuam naquele processo.

Atividades

A “atividade” é um termo genérico para um trabalho executado. Os tipos de atividades utilizadas pela notação são: a tarefa e o subprocesso.

Eventos

Um evento é algo que acontece durante o processo de negócio que afetam o fluxo do processo e têm geralmente uma causa (gatilho) ou um impacto (resultado). Existem três tipos básicos de eventos com base no “ponto” em que afetam o fluxograma: evento de início, evento intermediário e evento de fim.

Conectores

Os conectores indicam a sequência de atividades ou a troca de informações ao longo do processo representado no fluxograma. Os conectores associam também textos e outros artefatos a objetos no fluxo.

Ponto de Decisão

Os pontos de decisão ou gateways são utilizados para controlar a divergência (bifurcação) e a convergência (junção) da sequência de fluxo. Assim, determinará decisões tradicionais, como juntar ou dividir trajetos ao longo dos fluxogramas de processos. São representados por losangos e o símbolo interno representa o tipo de “comportamento” da lógica do fluxo.

Artefatos

Os artefatos em BPMN possui a capacidade de mostrar informação além da estrutura básica do fluxo do processo.